ある日突然、会社の「記念誌制作」の担当者に抜擢されたとしたら、皆さんならどのような記念誌を作りたいですか。すべてのことが初めてで、「会社の魅力が伝わる記念誌にするには？」「誰のために、何のために記念誌をつくるのか？」など、何から手を付けるべきか分からず頭を抱えてしまう方も多いでしょう。
企業によっては百ページにも及ぶ記念誌を作るケースもあるため、すべての作業を終えて記念誌を印刷・発行するまでに一年以上を費やすことも珍しくありません。そこで今回は、記念誌制作に関して押さえておきたい基礎知識の中から、計画どおり着実に作業を進めるためにも押さえておきたい「記念誌制作のスケジュールや主な流れ」について紹介します。
記念誌制作の流れをスケジュールで確認！
会社勤めをしている方の中には、「記念誌を手にしたことがある」「実際に読んだことがある」という方も多いのはないでしょうか。特に、創業から数十年、百年以上を経過しているような老舗企業の場合は、これまでに節目の時期や祝賀行事などに合わせて幾度となく記念誌が制作されてきたかと思います。
記念誌制作にかかる期間は、どのような目的で作るかにもよりますが、大体半年から1年、長いときには数年かかることもあります。ただし、デザインや編集、校正、印刷などの作業を外部の記念誌制作会社に委託することができれば、手間や時間を最小限に抑えることができます。
記念誌の制作に携わるスタッフは、基本的に会社や団体から選ばれるようになっています。ほかの一般業務と兼任する形で記念誌制作を行うことから、多いときは数十人体制で作業にあたることも珍しくありません。記念誌制作チームには、社内における責任者として編集者のほか、情報収集や取材班など編集に関わるスタッフを集めます。規模が大きな企業の場合は、関連部署ごとに担当スタッフを選抜することで情報の管理ややり取りなどをスムーズに進めることができます。
記念誌づくりを始める前に重要なこと、それは「
記念誌づくりの方針を決める」ということです。どういった記念誌を制作するのかが明確になっていないと、記念誌編纂の組織を作ってもだれが何を担当するのかなど役割分担を決めることができず、作業をスムーズに進めることができない、載せた内容が曖昧で何が伝えたいか分からない記念誌になってしまう恐れがあります。
いまの時代で求められる記念誌の形、それは保管する為だけでなく「読まれる記念誌」を作るということです。多くの方に読まれる魅力的な記念誌を作ることで、社内はもちろん、対外的にも自社の事業やサービスなどを深く理解してもらえるきっかけにもなりますし、社員教育やPR活動の一環として用いることができます。
記念誌を少しでも多く方に手に取って読んでもらうためにも、活用シーンや配布対象となる方を意識した工夫を色々と取り入れることが大切です。そして、記念誌制作を始める前には、「記念誌にどのようなことを書くか」という方針をしっかり決めておくことで、企画はもちろんスケジュールを立てるのも容易になるはずです。
記念誌制作の目的や方針が固まると、担当者が何をいつ、どのように作業を行うべきかを具体化させることができます。記念誌制作に携わる担当者全員が計画を把握できるように、作業内容や日程などを詳しく記載した「スケジュール」を作成しましょう。予定のないイレギュラーなことが発生する可能性もゼロではないため、時間的な余裕があるスケジュールを作成することがポイントです。
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